業務可視化は、単にやっていることを列挙すればよいというわけでなく、事前に意識しておいた方がよい留意点を５つまとめました。
① 業務改善のタイプを想定しておきます。
可視化の背景や目的は、基本的に課題達成型である場合が多いですが、いずれにしても”何のための可視化か” を必ず明確に定義しておきます。
a) 課題と改善可能な業務作業を把握したい。 → 課題達成型
b) わかっている課題を対策したい。 → 問題解決型
c) 対策方針は具体的にどう実装するか → 施策実行型
② 可視化する対象範囲を絞ります。
例えば『営業業務を可視化する』というよりも『まず営業業務の〇〇申請プロセス』といったようにプロセス単位の目的に絞ることが重要です。
可視化作業の短縮の他、なぜ課題なのか、改善する意味はといった、分析する際の正確さ・明確さが向上します。
③ 期待することを把握しておきます。
人がやっている作業はいずれ変わっていくものですので、あくまでも今後の何に繋げるのかという点を抑えておきます。
④ 可視化のポイントはデータを追うこと
業務作業というのはデータ扱いの連続です。よって業務のムリムダムラというのはデータ扱いの良し悪しですので、データの入手・更新・送出を軸に業務作業を洗い出します。
⑤ 5W２Hで整理します。
業務課題と改善は、ヒト・モノ・コストのすべてが関係し合います。(例えばコストだけかかるという状況はあり得ません) そのため、洗い出す業務作業は下表の視点で整理すると改善のしやすさまでわかる良質な可視化データとなります。
以上
